Puistolan Urheilijat ry jäsen- ja yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste
Päivitetty: 4.11.2025
1. Rekisterinpitäjä
Puistolan Urheilijat ry, y-tunnus 1004700-5
Puistolan tori 1, 00760 Helsinki
2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot
Susanna Tupala
susanna.tupala@puistolanurheilijat.fi
puh. 050-5644132
3. Rekisterin nimi
Jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta Puistolan Urheilijat ry:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:
– ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
– jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet
– harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen
– toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi.
Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden (ml. joukkueen johtaja, taloudenhoitaja, huoltaja, varustevastaava, ohjaaja, valmentaja, tiedottaja) osalta Puistolan Urheilijat ry:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön.
Seuran sisäisen taloushallinnon seuranta:
Toimihenkilöroolissa rekisteröityjen osalta erillisten ryhmien tai joukkueiden taloudenpitoon tai muihin toimintoihin kuuluvien vastuiden todentaminen ja hallinta, mukaan lukien seuran osakkuusyhtiöiden laskutus.
Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai Puistolan Urheilijat ry:n oikeutettuun etuun ja henkilötietojen käyttötarkoitus on Puistolan Urheilijat ry:n yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi.
5. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät
– jäsenen etu- ja sukunimi
– postiosoite
– puhelinnumero
– sähköpostiosoite
– syntymäaika
– henkilötunnus (jalkapallojaosto Palloliiton Pelipaikkaa varten)
– syntymäkaupunki (Jalkapallojaosto Palloliiton Pelipaikkaa varten)
– – sportti-id (jalkapallojaosto Palloliiton Pelipaikkaa varten)
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:
Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka.
Alaikäisen jäsenen osalta
Tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen.
Alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
- Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot.
- Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
- Valokuva
- Tiedot osallitumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin.
- Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimihenkilöistä:
- Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
- Laskuihin liittyvät tiedot
- Valokuva
- Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:
- nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero.
- Tietoja käytetään seuran toiminnan markkinoimiseen.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Puistolan Urheilijat ry:lle.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.
Jalkapallojaostoa koskeva lauseke:
Jäsenrekisteriin tallennettuja rekisteröityä koskevia tietoja luovutetaan Suomen Palloliitolle urheilutoimintaan osallistumiseen vaadittavan lisenssin (pelipassi) rekisteröimistä ja hallinnointia varten ja käsitellään Suomen Palloliiton ylläpitämässä Pelipaikka -rekisterissä. Lisätietoja Suomen Palloliiton noudattamasta tietosuojakäytännöstä voit saada osoitteesta https://www.palloliitto.fi/tietosuoja/
Osakkuusyhtiöitä koskeva lauseke:
Toimihenkilöroolissa rekisteröityjen tiedot luovutetaan taloushallinnon tarpeita vastaavassa laajuudessa yhdistyksen osakkuusyhtiöiden käyttöön järjestelmän sisäisesti tapahtuvaa laskutusta ja tiedotusta varten.
Tietoja ei luovuteta järjestelmän ulkopuolelle ja niitä käsittelee järjestelmän pääkäyttäjän hyväksymä järjestelmään rekisteröitynyt henkilö.
Työsuhteisten valmentajien sekä työntekijöiden tiedot luovutetaan palkanmaksua varten tilitoimistolle Petriko Oy:lle.
Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta.
8. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika
Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja se on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.
Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.
Jäsentiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on Puistolan Urheilijat ry:n jäsen tai sopimuskumppani ja sopimukseen perustuvan reklamaatio- vastuuajan.
Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä.
Sopimuskumppanin tiedot säilytetään vähintään kolmen vuoden ja enintään kymmenen vuotta vanhentumisajan sopimuksen päättymisestä.
Osallistujien henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuotta viimeisimmän osallistumisen jälkeen.
Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään, kunnes suostumus peruutetaan.
Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta. Muutoin henkilötietoja päivitetään.
myClub-palvelun (www.myclub.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. myClub-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot varmennettu 2 kertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu.
myClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.
Muut oikeudet: Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.